Terlihat Sederhana, Namun Benda Ini Mempunyai Banyak Manfaat Untuk Dokumen

Pernahkah Anda mengalami kehilangan dokumen atau kebingungan mencari di mana dokumen di simpan ketika dibutuhkan? Hampir setiap orang pernah mengalaminya. Penyimpanan dokumen kerap kali dianggap sepele oleh sebagian orang, sebab diasumsikan jarang digunakan. Padahal di saat tertentu atau di saat sedang dibutuhkan dibuat sengsara untuk mencarinya.

Ada pula yang menyimpannya namun perilaku penyimpanannya tidak baik, atau disimpan di tempat yang tidak semestinya. Alhasil dokumen tersebut menjadi rusak sehingga sewaktu akan digunakan kondisinya sudah tidak layak lagi dianggap sebagai dokumen penting.

Sudah sepantasnya dokumen diperlakukan dengan baik, sehingga ketika dibutuhkan bisa ditemukan dengan mudah, dan masih dalam kondisi yang layak. Solusinya, gunakan tempat khusus untuk menyimpan dokumen.

Media pengarsipan dibuat secara khusus, sehingga dokumen-dokumen yang disimpan akan mudah ditemukan kembali, aman dan tertata rapi. Media pengarsipan tersedia dalam bermacam jenis, mulai dari yang sederhana hingga yang kompleks. Harganya pun bermacam-macam. Berikut ini jenis-jenis media pengarsipan.

Jenis-jenis Media Pengarsipan

1. Filing Cabinet

Yang satu ini berbentuk sebuah lemari yang mempunyai satu hingga enam laci. Masing-masing laci dapat menampung 5 ribu lembar dokumen. Sebelum dokumen dimasukkan ke dalam laci, terlebih dahulu dimasukkan ke dalam map arsip.

2. Rotary Filing System

Sama seperti filling cabinet, namun susunan raknya dibuat melingkar dan terdiri dari berapa tingkatan. Alat ini bisa digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan maupun pengambilan dokumen kembali pengguna tidak banyak memakan tenaga, pengguna cukup memutarnya saja.

3. Lemari Arsip

Lemari arsip bisa digunakan untuk menyimpan bermacam dokumen. Penyusuan arsip bisa dilakukan dengan cara berdiri menyamping di mana dokumen terlebih dahulu dimasukkan ke dalam order atau sejenisnya maupun dilakukan dengan cara ditumpuk secara mendatar.

4. Rak Arsip

Rak arsip merupakan media pengarsipan tanpa pintu. Penyimpanannya disusun secara menyamping. Dokumen yang akan disimpan di rak arsip, terlebih dahulu harus dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Kemudian, ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak tersebut sehingga yang terlihat hanya bagian punggung order atau kotak arsip. Pada bagian punggung tersebut berguna untuk menempatkan label atau judul arsip yang ada di dalamnya.

5. Map arsip

1. Stopmap folio

Media pengarsipan ini berbentuk map di mana terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup tersebut berfungsi sebagai penopang dokumen yang ada di dalamnya supaya tidak jatuh.

2. Map snelhecter

Pada map snelhecter terdapat penjepit di bagian tengahnya yang berfungsi supaya dokumen yang ada di dalamnya tidak terjatuh. Dokumen yang ingin disimpan dengan map snelhecter, terlebih dahulu harus dilubangi dengan perforator (pelubang kertas).

3. Ordner

Ordner merupakan map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm. Pada bagian dalam ordner terdapat besi yang berfungsi untuk menjepit dokumen atau arsip. Dokumen yang akan disimpan dalam ordner, harus dilubangi terlebih dahulu dengan perforator.

Untuk melihat bermacam perlengkapan kantor, kunjungi website Ralali.com. Ralali.com jual perlengkapan kantor berkualitas dengan varian merk, tipe, dan harga yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda.